就活で面接日程通知が来た時の返信メールの書き方は？使える件名＆例文集！

これから就職活動に勤しむ方も、転職を考えている方も、

働くためにはまず面接までこぎつけなければならないかと思いますが、

例えば会社から面接の案内メールが来た時に返信しなかったり、

適切でないメールを送った場合、不採用になってもおかしくはありません。

 

会社は『これから自分の会社の社員になるかもしれない人』という風に

見ているわけですから、ただでさえ就職が難しいのに、

メールの返信一つで失敗したくはありませんよね。

 

という事で今回は、会社から面接の案内メールが来たときの

返信メールの書き方について詳しく見ていこうと思います。

 

そもそも返信は必要か？

 

案内メールという事で、単なる通知だと思って

返事をしない方が多いようですが、それは間違いです。

 

メールでは電話のように相手と意思疎通しながら連絡する事が

出来ませんので、相手にきちんとメールが届いているか、

内容が伝わっているか判断しづらいのです。

 

会社としては「分かりました」や「それでは指定の日時に伺います」

などの簡単な文面でもいいから、とにかく『面接の案内を理解した』

という意思確認が欲しいのです。

 

それが無ければ会社は相手が面接に来てくれるかどうか不安になりますし、

面接の日程を相手の都合に合わせたいのに連絡が無くては話が進みません。

 

出典：wm.mynv.jp

 

中には「相手（会社）は忙しい身で、かえって迷惑になるから

返事はしない方が良い」と言う方がいますが、それも間違いです。

 

応募者の返事を確認するのも会社の仕事ですから、

決して迷惑などではありません。

 

むしろ返事が無いと会社にとっては迷惑となります。

会社から面接の案内があった場合は、必ず返事をしましょう。

 

それが礼儀であり、いわゆる『コミュニケーション能力』

というものでもあります。

出典：vnext.vn

 

これは仕事をこなす上で重要となる『ホウレンソウ（報告・連絡・相談）』

のレン（連絡）にも当たります。

 

これから社会人になるという方は特に、

このホウレンソウを徹底するよう心掛けましょう。

 

件名の書き方

 

まずはメールの件名について見ていきましょう。

案内メールに限らず、仕事で送るメールは件名を見ただけで

要件がはっきりと分かるようにするのが基本です。

 

それをふまえると、『面接日程についてのご返信（氏名）』

『面接希望日のご連絡／○○大学 氏名』

のようにすると良いですね。

 

これは必須ではありませんので、相手のメールタイトルに『Re:』

を付けた形でも一応問題はありません。

出典：ivystar.jp

 

メール本文の書き出しの例文と気を付けたいマナー

 

次にメールの本文について見ていきます。

書き出しはまずメールを送る相手、つまり送り先の会社名、

および案内メールの差出人の名前を書いた上で自分の名前を名乗るのが一般的です。

 

自分の名前はわざわざ書かなくてもメールアドレスで分かるかと思いますが、

本文を見て自分だと分かるように配慮しておくと相手も楽ですし、

ひょっとすると印象が良くなり、名前を覚えておいてもらえるかもしれません。

 

以上の事をふまえた上で書いてみると、

『株式会社△△商事 人事部 ×××様

◯◯大学 ◯◯学部 （氏名） です』

 

といった感じになります。

この『相手の名前を書く→自分を名乗る』という書き方は

仕事でメールを送る際のマナーとなっています。

 

この機会に身に付けておくと良いでしょう。

また、案内メールが来たら必ずその日の内に返信するように心掛けましょう。

 

遅くても翌日の朝までには返信する事。

メール確認が遅れて2、3日経ってから返信すると状況が変わっていたり、

急募の仕事だと最悪の場合選考が終わっていたりするかもしれません。

 

何日も遅れて返信する場合にはきちんと一言、

『メールの確認が大変遅くなってしまい、申し訳ございません』

 

などお詫びの言葉を添えて面談を希望している旨を伝えましょう。

 

メール本文の用件部分の例文と気を付けたいマナー

 

要件を伝える部分では、

面接日程が決まっているかどうかでその書き方が変わってきます。

 

①面接日程が決まっている場合

 

既に日程が決まっている場合、案内メールで日程が指定されている場合は、

以下のように書きましょう。

 

『株式会社△△商事

人事部 ×××様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の（氏名）と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

4月10日（月）の15時に面接のお時間を頂けるとのこと、承知しました。

お忙しい中、日程を調整頂き、誠にありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願い致します。

 

◯◯大学　◯◯学部

（氏　　名）

TEL：000-000-0000』

 

長々と語る必要もありませんから、

必要最低限の内容のみを記すようにしましょう。

日程を再度明記したのは自分が再確認するためですが、

相手への確認でもあります。

 

もしかすると面接の場所が変わる事もありますから、

念のために明記しておきましょう。

 

②面接日程が決まっていない（いくつかの候補から選ぶ）場合

 

もし面接の日程が決まっておらず、かついくつかの候補が

挙げられていてその中から選ぶ場合は、このように書きます。

 

『株式会社△△商事

人事部 ×××様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の（氏名）と申します。

日程のご連絡ありがとうございます。

それでは

日時：06月02日 15:00〜

場所：△△商事本社ビル

に伺わせていただきます。

お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願い致します。

 

◯◯大学　◯◯学部

（氏　　名）

TEL：000-000-0000』

 

この場合も日程や場所をきちんと記しておきましょう。

 

③面接日程が決まっていない（日時希望を出す）場合

 

もし面接の日程が決まっておらず、かつこちらから面接に適した

日程の希望を出す場合は、このように書きます。

 

『株式会社△△商事

人事部 ×××様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の（氏名）と申します。

ご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

私の予定ですが、来週の下記日程はお伺いすることが可能です。

●月●日（火）午後

●月●日（水）15時～18時

●月●日（金）終日

上記日程で面接日程を調整頂くことは可能でしょうか？

大変お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

 

◯◯大学　◯◯学部

（氏　　名）

TEL：000-000-0000』

 

ここで重要なのは、候補の日程を最低でも3つは出しておく事です。

ピンポイントで日程を指定すると既に他の予定が入っていた際に

再度日程を調整してもらわなくてはならず、手間がかかってしまいます。

 

そうなるのを避けるためにも、あらかじめ複数の候補日時を挙げておきましょう。

毎日同じ時間に会議などの用事が入っている可能性もあるため、

日にちによって希望する時間をバラバラにした方が良いですね。

 

希望日時、と言うよりは空きそうな時間を全て書き出した方が、

会社も面談の日時を調整しやすいかと思います。

 

④指定された面接日程が無理な場合

 

もし会社側から指定された日程が無理だった場合は、

以下のように返信すると良いでしょう。

 

『株式会社△△商事

人事部 ×××様

お世話になっております。

◯◯大学◯◯学部の（氏名）と申します。

面接日時のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ないのですが、4月10日（月）の15時はゼミがあり、

欠席することができません。

よって貴社にお伺いすることができないのですが、

可能であれば、●月●日もしくは●月●日に設定頂くことは可能でしょうか？

面倒を申し上げて、大変申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

◯◯大学　◯◯学部

（氏　　名）

TEL：000-000-0000』

 

必ず代案を複数出す、という所がポイントですね。

 

メール本文の締めの言葉の例文と気を付けたいマナー

 

終わり良ければ総て良し、なんて言葉があるように、

メール本文の締めは最も注意を払うべき所です。

文例集にあるような美辞麗句ではなく、文章こそ拙くても『思い』を

込めた文の方が担当者の印象に残ります。

 

『ご担当者様よりお話を伺うのを楽しみにしております』

『当日はよろしくお願い申し上げます』『何卒よろしくお願い致します』

などなど、長ったらしい文章ではなく簡潔にまとめた文を書くよう心掛けましょう。

 

とは言え、こういった配慮はあくまで面接までに

少しでも良い印象を与えておくための手段でしかありませんし、

結局のところ採用されるかどうかは面接で決まるわけですから、

変に気負う必要はありません。

 

『少しでも面接で有利になれば良いなぁ』くらいの気持ちで書きましょう。

 

フッター部分

 

最後にメールのフッターの書き方について見ていこうと思います。

フッターとはWordやメモ帳などのアプリケーションでページ番号、日付、

ファイルなどの文字列や図をページの下部に表示するための領域です。

出典：pc.nikkeibp.co.jp

 

上図の赤い線で囲まれた部分がフッターです。

今回は返信メールという事で、自分の名前や所属、

電話番号などを表示しておきます。

 

『◯◯大学 ◯◯学部

　　（氏　　名）

TEL：000-000-0000

MAIL：ooooo.xxxxx@example.com』

 

言い忘れていましたが、携帯電話やフリーメールから

返信するのは非常識な行為だと思われ、印象を悪くしてしまいます。

 

そうでなくとも携帯電話からのメールは文字数が制限されたり

おかしな所で改行したりと読みづらい文面になってしまいますから、

これらの使用は避けるようにしましょう。

出典：iishuusyoku.com

 

返信メールの書き方は以上になりますが……例えば小説であったり、

あるいはラブレターであったり、文章を書いている時というのは

気持ちが高揚して文章のおかしな点や間違いに気づきにくいものです。

 

返信メールも同じで、自分の書いた文を客観的に確認するためにも

一度寝かせてから後でもう一度目を通すようにしましょう。

 

冷静になって見てみると、書いている時には気付かなかった

誤字脱字などに気付けるかもしれません。

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